El error positivo

Un libro sobre cómo convertir los errores en oportunidades.

Entrevista Radio Nou (6): Errores en el ahorro de gastos

Nos acaban de entrevistar en Radio Nou sobre errores a la hora de ahorrar gastos. Hemos hablado sobre todo esto:

En realidad, más que medidas para ahorrar costes, hay, sobre todo, acciones de productividad que permiten ahorrar costes. Suelen ser verdades de Perogrullo, pero las empresas no las aplican. Básicamente el ahorro de costes se reduce a una cuestión de disciplina de la gestión. Cuanta más disciplina, mejor será la productividad. La reducción de costes es, en gran medida, una mejora de la productividad a largo plazo. 

Se trata de programar correctamente el trabajo: asignar recursos juiciosamente, formar a los equipos, medir los resultados cada poco tiempo y realimentar el fruto de control. ¿Sobre qué áreas hay que actuar? Sobre el coste de los materiales, sobre la mano de obra y sobre los gastos indirectos.

Ten en cuenta que más de la mitad de las facturas de una empresa, según la Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (Aerce), corresponde a costes fijos. Y, además, cualquier euro que consigas ahorrar va a ir directamente a tu cuenta de resultados como beneficio. Ten en cuenta, (como comentábamos en el post del pasado viernes) que el 67,2% de los ingresos que obtiene una empresa se invierten en compras, y, según Aerce, si se consigue reducir sólo un 1% el coste de las compras, el beneficio antes de impuestos mejora, automáticamente, un 9%.

Ahí van algunos consejos (asesorados por expertos) en dos áreas clave: proveedores y telecomunicaciones.

Ahorro con proveedores:

1. Revisa los contratos y negocia de nuevo

No es cuestión de estar negociando constantemente. Normalmente el esfuerzo se tiene que hacer una vez, sobre todo, para que no tengas que estar haciéndolo constantemente. Las empresas son capaces de ofrecerte unas mejores condiciones si estableces un contrato a largo plazo. Eso significa que durante ese plazo ese porcentaje de su producción ya lo tienen vendido. No tienen que hacer esfuerzo. Con lo que están dispuestos a ajustar márgenes. Así, un proveedor estará dispuesto a ofrecer mejores condiciones a largo plazo. Lo que sí que hay que establecer sistemas automáticos de revisión de precios siempre que se den unos condicionantes: precios del mercado… Eso hay que elaborarlo previamente. Lo que no puede estar haciendo es negociar constantemente. Pero sí vigilar el precio del mercado constantemente. Es importante que un proveedor no se piense que está fijo en tu empresa. Y que sepa que yo sé cómo se mueve el mercado. Si cree que somos un cliente cautivo va a subirnos los precios siempre. Si son contratos fuertes y continuos, a lo mejor merece la pena una negociación continuada. Si no, el valor añadido para el proveedor va a ser inferior al esfuerzo que te supone. Te vas a encontrar con más de una sorpresa en pólizas de seguros y en operadores de telecomunicaciones. Muchas veces es cuestión de vigilar y revisar las condiciones que se nos aplican. Un experto nos comentaba que sólo revisando el cumplimiento de las condiciones con los bancos en una empresa con varios préstamos, lo que se ahorraba con los errores al año permitía cubrir el sueldo de tres empleados.

2. Centraliza todas tus compras

El volumen es un valor añadido. No es lo mismo que tú contrates para toda tu red que cada sucursal cuente con un proveedor. Podrás negociar mejor –con una cuenta de mayor volumen–. De la misma manera, te resulta caro que cada departamento de tu compañía se ocupe de las compras que competen a cada área. Las decisiones no son objetivas. A las áreas técnicas no les gusta valorar las ofertas sin ver precios. En muchas ocasiones el precio condiciona la valoración técnica. Si las áreas técnicas valoran técnicamente sin el precio, se molestarán, pero lo valoran mejor. Lo que hay que hacer es centralizar la decisión en un responsable de compras y hacer una ponderación. Compras tiene en cuenta las condiciones de pago, los plazos y el coste.

3. Haz saber a tus potenciales proveedores que necesitas un servicio

Una de las fórmulas de ahorro más eficaces es el cambio de proveedores. Pero no se trata del cambio por el cambio. Ni tampoco de que el proveedor ideal vaya a dar contigo y con tus necesidades. A lo mejor ya lo tienes, pero necesitas limar los precios o replantear la relación (mejorar el precio, cambiar las condiciones del contrato, suprimir servicios que ya no necesitas, aprovechar otros servicios que ofrece ese mismo proveedor). Antes de que venza un contrato con un cliente, haz conocer a su competencia que necesitas un servicio. Resulta fundamental aquí el establecimiento de unas prescripciones técnicas claras y precisas. Salir sin describir bien lo que queremos comprar, lleva a que el proveedor te presupueste aquello que él piensa que tú quieres. Y lo más seguro es que no sea exactamente eso lo que necesites. Y no lo hace porque no se lo has explicado bien. ¿Cómo resolverlo? Dile a tus proveedores cuáles son los criterios de valoración de las ofertas. Es un truco que hacen las multinacionales y las empresas públicas (por ley), pero no las pymes. Le dices al mercado cuáles son tus prioridades. Si dices que la oferta económica supone el 70% de mi decisión –estás diciendo que quieres precio–. Si dices que es el 30-40% –necesitas calidad–.

4. Elimina a tus proveedores de ‘tercera clase’

Los expertos también te recomiendan que reagrupes a tus proveedores. A lo mejor estás manejando un catálogo con 50 referencias de una categoría de datos, pero luego lo analizas y ves que no necesitas 50 referencias, que con 20 es posible que ya lo tengas claro. Imagínate que una empresa tiene un equipo informático, que se van añadiendo a medida que va creciendo la empresa. Es posible que por razones de oportunidad, que por motivos de precio un día compres HP, y luego compres Epson, y luego tóner de Xerox. Y un día te das cuenta de que tienes que comprar un cartucho diferente para cada equipo. Esto, a corto plazo, puede ser bueno a corto, pero a medio es ruinoso porque tienes más referencias, más facturas y tienes que comprar mucho… pero de diferentes cosas… por ejemplo. Tiene que haber una planificación inicial con un único proveedor, con quien puedes negociar y hacer una propuesta en función al volumen, y eliminarás referencias en tu catálogo de gastos. Probablemente hasta hayas podido seleccionar mejor al proveedor porque siempre será más fácil optimizar el precio con un sólo proveedor. En otros casos es tan sencillo como ver si el mismo proveedor de mantenimiento puede ser también el proveedor de seguridad.

5. Fideliza a los buenos proveedores

De la misma manera que nunca debes comprar si sabes que un proveedor está perdiendo dinero, tampoco debes dejar pasar la oportunidad de fidelizar a tus mejores proveedores. Es una política de sentido común. No se puede estrangular al proveedor. El proveedor tiene que ganarse la vida y mantener sus márgenes, y lo único que hay que intentar es facilitar todos los medios posibles al proveedor para que pueda él optimizar este servicio. Ahí es dónde se encontrarán estas sinergias en el ahorro. Así tendrás un proveedor que estará contento contigo, tú tendrás un proveedor con el que estarás contento… vamos a fidelizarnos el uno al otro. Analiza si puedes conseguir que a tus proveedores les resulte más barato facilitarte sus productos y servicios. Si la respuesta es positiva, negociad para que ese ahorro os repercuta a las dos partes.

6. Compra a través de Internet

El precio de compra a través de Internet, según un estudio de AERCE, mejora, como mínimo, entre un 3% y un 8%. El uso de Internet te permite acceder con menor esfuerzo a un mercado más amplio. No es lo mismo tener que enviar un fax a cada proveedor que tú consideres, que utilizar el correo electrónico, que, con una misma operación, estás pidiéndole oferta a 1.000 proveedores. Y viceversa. Hay herramientas de negociación electrónica que le dan un tratamiento automatizado a las ofertas. Y también puedes acceder a catálogos electrónicos –que suponen un ahorro de costes de comercialización a tu proveedor que pueden traducirse en descuentos–. Todo esto se traduce en un ahorro de costes. Se evitan costes en la cadena de suministros. Permite acceder a los productos a un coste menor.

7. Intercambia servicios con otras empresas

Intercambiar bienes y servicios es una solución útil, sobre todo para pymes. Además de ahorrarte un coste y de mejorar el flujo de caja, al no tener que hacer un desembolso económico cada vez que adquieres un producto, te permite acceder a servicios que quizá de otra manera no estarías planteando. Hay que tener cuidado con el tiempo que se tarda en encontrar a otra empresa para intercambiar ese servicio. Siempre que haya suficiente tiempo para dar con esa otra empresa y para facilitarle nuestro servicio esta medida permitirá ahorrar costes.

8. No pierdas el tiempo en ‘perseguir’ a tus proveedores

Casi el cien por cien del tiempo de trabajo de los responsables de compras se dedica a labores de aprovisionamiento, sobre todo al seguimiento de pedidos. Y así no buscas ni nuevos productos, ni nuevos proveedores, ni nuevos mercados. Que es lo que aporta valor. Los aprovisionamientos no pueden fallar. Si nos dedicamos a perseguir el producto, perdemos valor. ¿La solución? Automatizar el seguimiento.

Ahorro en telecomunicaciones:

1. No domicilies las facturas

Además de que te lleva a estar menos pendiente (reconozcámoslo, al final no repasamos las facturas cuando están domiciliadas) las revisiones se suelen hacer a ‘toro pasado’: Es muy complicado, a año cerrado y factura cobrada, sacarle un euro a un operador. Tienes que tener en cuenta que si no haces nada, el rodillo te pasa por encima. Se trata de unos mercados con una filosofía muy agresiva.

2. Firma contratos, mejor que acogerte a ofertas

El mercado de las telecomunicaciones puede cambiar hasta un 30% en un año. Los expertos recomiendan firmar un contrato normal en lugar de acogerte a ofertas especiales. ¿Cómo? Dejando claro que habrá penalizaciones si no se cumple el contrato, y con un preaviso de 30 días para poder cambiar de proveedor. Esta estrategia consiste en contratar costes netos, no descuentos sobre tarifas. No tienen sentido los descuentos sobre costes que se puedan modificar cuando el operador quiera. Si hay descuentos superiores al 50%… seguramente es porque las tarifas están mal puestas. A diferencia de otras áreas de la empresa, en el caso concreto de los servicios de telecomunicaciones firma los contratos a un año y no a tres, como es habitual. Los contratos, debido a los múltiples cambios, se pueden (mejor dicho, se tienen que) revisar.

3. Errores de facturación… y facturación indebida

El 10% de las facturas de telecomunicaciones contienen errores (a su favor). Este porcentaje es suficientemente amplio como para que pueda estar afectando a tu empresa. Los errores van en dos sentidos: se contabiliza un consumo mayor al que realmente tiene la empresa o se cobran servicios que o no se contrataron o servicios anticuados que se usaron un tiempo y se dejaron de utilizar porque no eran útiles. En este último caso, la culpa de la facturación indebida es tuya no del operador.

Anuncios

Archivado en: libro

One Response

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

El error positivo en Twitter

Error: Twitter no responde. Por favor, espera unos minutos y actualiza esta página.

A %d blogueros les gusta esto: